Inteligencia Artificial para Contadores: 8 Formas Poderosas de Utilizar la IA en Contabilidad

La inteligencia artificial (IA) está sacudiendo y revolucionando casi todas las industrias, incluyendo la contabilidad y la planificación financiera.

Desde el ahorro de tiempo y la obtención de información valiosa sobre los patrones financieros y el comportamiento de los clientes, los contadores y las empresas de contabilidad pueden beneficiarse de la adopción de tecnologías de IA de muchas maneras. Pero, ¿cómo saber si ha llegado el momento de que su empresa invierta en un software de contabilidad con IA?

Es natural sentir dudas a la hora de adoptar nuevas tecnologías. El temor a que la inteligencia artificial sustituya a la mano de obra humana está muy extendido, pero en la mayoría de los casos este temor es infundado. Piense en la IA como un asesor financiero de confianza, no como su competencia; en realidad, la inteligencia artificial se utiliza mejor para aumentar las responsabilidades actuales de los contadores, en lugar de sustituirlas por completo.

Algunos expertos afirman que la inteligencia artificial para contadores puede ayudar a reducir costos hasta en un 80%, e incluso reducir el tiempo que se tarda en realizar las tareas en un 80-90%. Si su empresa de contabilidad se queda atrás aferrándose a tareas analógicas y repetitivas, corre el riesgo de perder negocios frente a competidores con visión de futuro, que pueden hacer el trabajo más rápido y mejor.

Adoptar la IA (idealmente antes que sus competidores) hará algo más que ayudarle a mantenerse a la vanguardia—también le dará la oportunidad de mejorar la cualificación de su personal actual y ofrecer una cartera de servicios más amplia para que pueda generar más ingresos y ampliar su negocio.

En esta publicación daremos un vistazo a cómo está transformando el software de contabilidad con IA el sector de la contabilidad, así como a 8 tareas que puede automatizar con la inteligencia artificial para contadores. Entremos en materia.

¿Cómo está Transformando la Industria Contable el Software de Contabilidad Basado en IA?

La IA puede utilizarse de innumerables formas para agilizar las operaciones y mejorar la calidad de sus servicios.

He aquí algunas formas en las que la inteligencia artificial ya está transformando el sector de la contabilidad:

• Contadores y tenedores de libros (‘bookkeepers’) automatizados: En la actualidad, tan sólo el 34% de las tareas financieras están automatizadas, aunque las estimaciones sugieren que el 60-80% de la actividad contable histórica podría automatizarse. Se proyecta que la contabilidad automatizada sustituya el 40% del trabajo contable, como las nóminas, la carga de archivos, la auditoría, el inventario y las cuentas por pagar y por cobrar, mejorando la precisión y la eficiencia y liberando tiempo para que los contadores se centren en actividades de mayor valor en vez de tareas rutinarias o ingreso de datos.
• Contabilidad invisible: La IA es excelente recopilando, clasificando y visualizando datos constantemente para mejorar la eficacia empresarial. Mediante la implementación de la inteligencia artificial, se reduce enormemente el riesgo de error humano y de posibles demandas judiciales. El software de contabilidad con IA puede revelar posibles riesgos de fraude financiero y minimizar los errores humanos como las facturas duplicadas, asignar automáticamente los gastos de forma correcta para evitar gastos innecesarios e incluso gestionar de forma invisible la conformidad con la normativa a medida que ésta se vuelve más compleja.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés): La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres puede escanear documentos físicos digitalizados para extraer datos rápidamente, como recibos, facturas, órdenes de compra y otros documentos relevantes. Estos datos pueden introducirse automáticamente en otros sistemas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y liberando tiempo para que los contadores se centren en tareas de mayor valor. Al evaluar rápidamente conjuntos de datos masivos con OCR, el software de contabilidad con IA también puede proporcionar información procesable que los ejecutivos pueden utilizar para tomar decisiones empresariales y estratégicas basadas en datos.
• Automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés): La RPA se utiliza para realizar tareas repetitivas, de poco valor y gran volumen, y puede ahorrarle a un equipo contable de 40 personas más de 25,000 horas de trabajo anual. Algunos ejemplos de acciones que pueden ejecutar los robots de software son: llenar formularios, completar informes, extraer, copiar e insertar datos y mover archivos y carpetas. Mediante la implementación de la RPA en su empresa de contabilidad, sus contadores quedarán liberados para realizar las tareas que más les gustan, como colaborar con sus colegas, innovar, elaborar estrategias e interactuar con los clientes, lo que se traducirá en un aumento del ahorro de costos, eficiencia, capacidad de asumir una mayor demanda, mejor cumplimiento y resiliencia, incluso en un mercado volátil.
• Analítica: El software de contabilidad con IA desbloquea potentes capacidades de análisis predictivo y prescriptivo. Los análisis predictivos pueden utilizarse para anticipar resultados futuros, como la previsión de ventas y la planificación de la demanda. Los análisis prescriptivos, por otro lado, proporcionan datos brutos que pueden utilizarse para comparar decisiones financieras, como sugerir los materiales o servicios exactos que puede necesitar un cliente para mejorar la producción y aumentar las ventas.

8 Formas de Utilizar la IA en la Contabilidad

La inteligencia artificial tiene un increíble retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) con unos costos iniciales mínimos y un alto potencial para escalar rápidamente su pequeña firma de contabilidad. Al automatizar las tareas monótonas, la IA maximizará la productividad, al tiempo que permitirá a los contadores centrarse en tareas más creativas y conscientes que generen más valor para su empresa.

Un contador también puede analizar los datos de la IA para encontrar información valiosa e inteligencia empresarial para mejorar los procesos e identificar tendencias. Este tipo de automatización que ahorra tiempo permitirá a los contadores pasar más tiempo con sus clientes, lo que permite conversaciones más significativas que pueden ahorrar tiempo a largo plazo al comprender plenamente las necesidades y las expectativas de ellos desde el principio.

A continuación, veremos 8 tareas que las empresas pueden automatizar con inteligencia artificial para contadores:

1. Gestión de gastos

La gestión automatizada de gastos puede eliminar la necesidad de realizar un seguimiento de los gastos con recibos en papel. Basta con cargar los recibos en una imagen y permitir que el software envíe directamente los gastos a los libros. Un flujo de trabajo automatizado también puede incorporar un proceso de aprobación para los reembolsos de los empleados, así como cotejar al instante los datos de las tarjetas de crédito de la empresa con los recibos.

2. Nómina

La nómina es uno de los aspectos más tediosos de la contabilidad. La revisión de documentos fiscales, tipos de empleo y horas de trabajo de los empleados pueden automatizarse fácilmente con los paquetes de software de contabilidad con IA existentes. Las nóminas automatizadas pueden ayudar a liberar pagos, introducir datos y calcular el salario neto de los empleados, dejando tiempo libre para centrarse en tareas de mayor valor que generarán más ingresos para su empresa.

3. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria implica cotejar los extractos bancarios con los registros contables para corregir cualquier entrada que falte o esté duplicada. Además de obtener los datos, la IA también puede generar informes automatizados para ahorrar más tiempo. La automatización de la conciliación bancaria detecta el fraude en tiempo real, para limitar el riesgo de exposición de los clientes. Con el software de contabilidad de IA puede automatizar la conciliación bancaria tanto para su empresa, como para sus clientes.

4. Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar tienen el mayor impacto en la determinación del resultado final de una pequeña empresa. Las cuentas por cobrar incluyen el envío y seguimiento de facturas y la colaboración con diversas partes interesadas, como finanzas, ventas y atención al cliente, y presentan múltiples oportunidades para el error humano. Con la automatización de las cuentas por cobrar, las prácticas contables pueden conseguir fácilmente aprobaciones más rápidas, enviar automáticamente a los clientes recordatorios de pago y producir una facturación precisa con el mínimo esfuerzo.

Utilice el software automatizado de cuentas por cobrar para:

• Clasificar las posibilidades de retrasarse en los pagos o de no efectuar ningún pago.
• Enviar y recibir correspondencia con el tono y el contenido adecuados para ayudar a su empresa a cobrar los pagos a tiempo
• Realizar un seguimiento automático de los pagos
• Recopilar métrica cuentas para priorizar el cobro y asegurarse de que la información de la cuenta esté actualizada
• Predecir y pronosticar las remesas: identifique rápidamente qué clientes tienen más probabilidad de proporcionar información valiosa sobre el flujo de caja, las tendencias y otros comportamientos de los clientes

5. Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar cubren todos los pagos adeudados por su empresa o por las empresas de sus clientes, como facturas, alquileres y facturas de proveedores. La automatización de las cuentas por pagar permite reducir el tiempo de pago, de modo que las pequeñas empresas puedan reducir las comisiones por demora y mantener una buena relación con sus clientes y proveedores. El software de contabilidad con IA puede manejar:

• Iniciar los pagos a proveedores
• Cobrar facturas en una ubicación central
• Añadir transacciones al software de contabilidad
• Automatizar el proceso de aprobación y visto bueno de las facturas
• Gestionar los documentos fácilmente con un rastro de papel que permite realizar búsquedas, facilitando mantener el cumplimiento de la normativa, o encontrar los documentos que necesita cuando los necesita.

La automatización de las cuentas por pagar libera tiempo para que los contadores se centren en otras tareas. También puede reducir las posibilidades de error, ya que los datos se extraen automáticamente de las facturas y recibos y se clasifican en consecuencia.

6. Cumplimiento Fiscal e Informes Financieros

Durante la temporada de impuestos, los profesionales de la contabilidad pueden beneficiarse al delegar tareas a la IA. El software automatizado de cumplimiento fiscal y elaboración de informes financieros puede preparar declaraciones de impuestos, crear estados financieros, actualizar los impuestos en función de las tasas y la ubicación actual, e incluso predecir los ingresos futuros. Al delegar la laboriosa y complicada elaboración de informes a algoritmos de inteligencia artificial, los contadores dispondrán de más tiempo para identificar tendencias y pronosticar resultados.

7. Auditoría

La capacidad de la IA para auditar documentos ha ayudado a algunas firmas de contabilidad a ganar productividad de más de 40%. Con los datos financieros alojados en una ubicación basada en la nube, los contadores tendrán un acceso centralizado a los datos financieros que antes estaban dispersos en hojas de cálculo y dispositivos individuales. Las bases de datos consolidadas y los procesos de aprendizaje automático impulsados por la IA facilitan la auditoría de todo el perfil financiero de una organización en vez de utilizar muestras de datos, brindando un panorama global que permitirá a los contadores analizar patrones financieros y reducir riesgos.

8. Cumplimiento

Las empresas de contabilidad están reguladas por normativas internas corporativas, locales, estatales y federales. El software de contabilidad con IA puede ayudar a garantizar el cumplimiento, marcando los documentos que no cumplen o violan de otro modo las normas y leyes de su jurisdicción, reduciendo el riesgo de su empresa. Los algoritmos de aprendizaje automático y la inteligencia artificial para contadores pueden revisar rápidamente grandes cantidades de datos para identificar posibles problemas de fraude o actividades sospechosas que, de otro modo, podrían haberse pasado por alto en una revisión humana.

¿Llegó la Hora de que su Empresa Invierta en un Software de Contabilidad con IA?

El software de contabilidad basado en IA ofrece una gran variedad de beneficios a las empresas de contabilidad, desde reducir drásticamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas, hasta descubrir información valiosa y liberar tiempo para elaborar estrategias y realizar consultas.

La compra e implementación de software de contabilidad con IA requiere una inversión de capital para adquirir e implementar la nueva tecnología, así como capacitar al personal existente en cómo sacar el máximo partido de la IA en la contabilidad. Las opciones de financiamiento alternativo, como los avances de efectivo para comerciantes, pueden proporcionar una rápida inyección de capital de trabajo para ayudarle a invertir en software de contabilidad con IA y proporcionar capacitación sin perder velocidad. Los avances de efectivo para comerciantes ofrecen una serie de ventajas sobre otras formas de financiamiento de pequeñas empresas, entre las que se incluyen:

• Solicitudes simplificadas con menos papeleo y requisitos de aprobación menos rigurosos.
• Tramitación y aprobaciones más rápidas, con financiamiento disponible a veces en tan sólo un día laborable.
• Mayor flexibilidad y mayor margen para negociar las condiciones.

Con financiamiento que va desde tan sólo $3,000 hasta $500,000, Greenbox Capital® puede ayudar a las empresas de contabilidad y a los propietarios de pequeñas empresas a acceder al financiamiento flexible de avances de efectivo para comerciantes, con el fin de facilitarles la adquisición e implementación de software de contabilidad con IA.